O manejo adequado de horários e das consultas é um dos grandes desafios de estabelecimentos e profissionais de saúde no mundo todo, especialmente em um momento no qual a maioria das pessoas tem pressa e não aceita perder tempo. Pensando nisso, preparamos um post com 7 dicas para otimizar o agendamento de consultas na clínica.
Adotar as melhores práticas nesse sentido pode ajudar não apenas a manejar os atendimentos, como também pode gerar diversos benefícios, como um marketing espontâneo, ampla fidelização e maior atração do seu público-alvo. Quer descobrir como fazer isso? Então, continue a sua leitura!
1. Conheça melhor o seu público-alvo
Um dos passos mais importantes não apenas para otimizar o agendamento de consultas na clínica, mas até mesmo para promover uma melhor experiência do paciente consiste em conhecer melhor o seu público-alvo. Existem maneiras distintas de fazer isso, mas vale lembrar que, ao longo do seu tempo de funcionamento, será criado um histórico de consultas.
Dessa forma, você pode verificar determinados dados, como principais bairros de moradia, faixa etária, estado civil, queixas principais e assim por diante. Além disso, dá para checar o número de faltas, os dias e meses com maior absenteísmo, taxas de retorno e muito mais. Isso pode ajudar na programação da agenda e na disponibilização de horários.
2. Defina um tempo médio de consulta
Não é novidade para nenhum profissional da área de saúde que os atendimentos podem variar consideravelmente de duração. Eventualmente, um paciente que você achou que não daria muito trabalho pode precisar de horas de atenção, enquanto alguns casos potencialmente complexos podem ser revelar surpreendentemente simples, não é mesmo?
Embora isso faça parte da rotina de qualquer clínica, nada impede que seja estimado um tempo médio de consulta, o que é uma prática bastante utilizada para otimizar os agendamentos realizados. Com essa determinação, é possível aumentar a capacidade de manejo na espera e chegar a um número adequado de agendados por dia.
3. Confirme as consultas com antecedência
Uma estratégia bastante simples, mas que não deixa de ter uma excelente eficácia para otimizar o agendamento de consultas na clínica é confirmar o horário com o paciente, preferencialmente com alguma antecedência. O prazo pode variar de acordo com sua especialidade e o perfil do seu público, mas um mínimo de um ou dois dias é recomendável.
Quem faz isso costuma experimentar grande redução no absenteísmo, uma vez que muita gente acaba simplesmente se esquecendo do seu compromisso. Além disso, há um ganho de versatilidade para preencher espaços que ficariam vazios por quem revela que faltará, com um tipo de ação que quase não tem custos, pois basta uma mensagem ou uma ligação.
4. Tenha uma equipe bem preparada
Ter uma equipe bem preparada não é essencial apenas para otimizar o agendamento de consultas na clínica, mas para aprimorar o desempenho do negócio como um todo. É fundamental, por exemplo, que seus atendentes estejam prontos para oferecer o primeiro contato ao paciente, em sintonia com os objetivos, missão e valores da empresa.
Logicamente, isso só será possível com o oferecimento de treinamentos e capacitação dos seus colaboradores, que ficarão melhor preparados para manejar a agenda, lidar com intercorrências e evitar erros de preenchimentos das informações, garantindo maior praticidade no dia a dia e menos possibilidades de retrabalho.
5. Disponibilize o agendamento online
Você é um profissional que está em sintonia com as melhores práticas do mercado e não tem medo de inovar para oferecer as melhores condições para seus pacientes? Então, você precisa saber que, nos dias de hoje, uma das estratégias mais utilizadas para otimizar a rotina de consultas nas clínicas é disponibilizar o agendamento online.
Na prática, isso acaba sendo também uma ação espontânea de marketing, tendo em vista que demonstra que seu negócio está em sintonia com as novas demandas de uma sociedade cada vez mais prática e digital. Você pode oferecer um app ou ter um espaço no seu site, permitindo que os usuários agendem de acordo com suas preferências de data e horário.
6. Invista na relação entre médico e paciente
A relação médico-paciente é muito importante para o sucesso de um profissional de saúde e também pode ser imprescindível para otimizar o agendamento de consultas na clínica. Nos dias de hoje, não dá para deixar de falar que o médico precisa ser humanizado, demonstrando o máximo de empatia e respeito pela pessoa que está à sua frente.
Além disso, existem mecanismos que podem ajudar nesse sentido, como a internet e as redes sociais. Você pode disponibilizar conteúdos relevantes por meio do seu site oficial ou fazendo um blog, bem como manter um perfil ativo, com fotos, vídeos e interações, ao menos nas principais mídias do gênero, como o Facebook e o Instagram.
7. Aposte em um bom software de gestão
Por fim, não dá para falar em dicas para otimizar o agendamento de consultas na clínica sem citar que um bom software de gestão é fundamental. Eles são um belo diferencial competitivo, que torna todos os processos internos mais eficazes, centraliza dados relevantes com segurança e diminui consideravelmente as chances de erros humanos.
Com uma boa ferramenta do tipo, é possível acessar prontuários com poucos cliques, registrar documentos, controlar as consultas e manejar as faltas sem a menor dificuldade. Como se não bastasse, também dá para enviar lembretes para os pacientes, tudo isso com uma interface simples e intuitiva, por meio de um dashboard customizado e visualmente agradável.
Como você pôde ver, para otimizar o agendamento de consultas na clínica, basta seguir algumas dicas simples, porém altamente eficazes. É preciso ter em mente que não dá para fazer isso sozinho. Ou seja, você precisa deixar sua equipe em sintonia com seus objetivos e investir com inteligência, usando um bom software de gestão.
Gostou de conhecer nossas dicas para otimizar o agendamento de consultas na clínica? Quer fazer com que sua empresa dê um salto competitivo e tenha um dia a dia muito mais organizado? Então, entre em contato conosco e conheça os diferenciais da nossa solução!
