A tecnologia vem marcando forte presença em todos os segmentos do mercado, principalmente em áreas muito competitivas como o ramo da saúde. Nesse setor, melhorar a experiência do paciente e ganhar mais credibilidade é muito importante. Pensando nisso, preparamos um post mostrando por que você deve investir no agendamento online.
Este tipo de serviço vem mudando não apenas a forma pela qual a marcação de consultas é realizada, mas também ajudando a otimizar outros processos internos, facilitando o dia a dia de clínicas e consultórios dos mais variados portes. Quer descobrir um pouco mais sobre essa alternativa? Então, continue sua leitura!
Como funciona o agendamento online?
A rotina de um estabelecimento de saúde é muito complexa e envolve uma série de ações e dados importantes, como as demandas dos pacientes, o prontuário dos atendimentos, o manejo de horários, o arquivamento de documentos e assim por diante. Com isso, é fácil perceber que toda ajuda é bem-vinda.
O agendamento online, portanto, surge como um excelente recurso, que utiliza um sistema digital e integrado, no qual os próprios clientes podem marcar suas consultas, conforme os períodos e os profissionais disponíveis. Tudo é feito automaticamente, por meio da internet, de maneira prática, assertiva e extremamente moderna.
Quais as vantagens do agendamento online?
Agora que você já está um pouco mais familiarizado com o conceito do agendamento online, vamos mostrar alguns dos benefícios que o seu negócio pode experimentar com tal recurso. Acompanhe a seguir!
Melhora a experiência do paciente
Não dá para negar que uma das maiores vantagens do agendamento online é a melhora na experiência do paciente. Afinal, a credibilidade é muito importante no ramo da saúde e qualquer reclamação pode gerar sérias dores de cabeça para a empresa, bem como um tremendo prejuízo no fluxo de caixa ao final do mês.
Com uma ferramenta moderna, tudo muda de figura. Recepcionistas não precisarão mais se desdobrar para atender ao telefone para agendar serviços e tirar dúvidas ao mesmo tempo. O sistema previne desorganizações, diminui as chances de atrasos, reduz as faltas e acaba com a sala de espera lotada, aumentando as chances de retorno.
Diminui as despesas do estabelecimento
Você pode até achar, em um primeiro momento, que a aquisição de um sistema de agendamento online vai sair caro para o seu negócio. Entretanto, embora a ferramenta demande um investimento, ela oferece um excepcional custo-benefício, comprando o capital gasto com folga em curto, médio e, principalmente, longo prazo.
Com a praticidade em que os processos serão executados, você passará a gastar muito menos com ligações telefônicas, por exemplo. Seus profissionais poderão focar em outras funções, exercendo-as com melhor qualidade. E, dependendo do caso, você pode até reduzir a equipe de atendimento, redirecionando ou reduzindo o quadro de recepcionistas.
Aumenta a disponibilidade do serviço
A adequação tecnológica traz muitos benefícios para a clínica ou consultório. Um deles está relacionado ao aumento da disponibilidade do serviço, uma vez que, por mais eficaz e comprometido que sejam os recepcionistas, eles não conseguirão competir com um sistema que está disponível 24 horas por dia e 7 dias por semana.
As marcações apenas por telefone e durante o expediente comercial serão coisa do passado, pois a internet não fecha! As consultas poderão ser marcadas em uma tarde de domingo ou às 3h da manhã de uma terça-feira, sem problemas. Além disso, podem ser ativados os avisos de confirmação ou checagem de horários para evitar faltas e atrasos.
Como escolher um sistema de agendamento online?
Agora que você sabe quais as vantagens do agendamento online, é hora de conferir como escolher esse tipo de sistema. Continue a leitura!
Verifique as funcionalidades
O primeiro passo para escolher um sistema de agendamento online é verificar quais são as funcionalidades disponibilizadas pela ferramenta. Afinal, felizmente, existem muitas opções disponíveis no mercado hoje, o que abre espaço para a concorrência, mas também pode levar a erros se você contratar apenas pelo marketing do fornecedor.
É recomendável, por exemplo, que haja a confirmação automática de consultas, bem como o envio de avisos para lembrar os pacientes dos horários dos atendimentos. Isso ajuda a reduzir faltas, além de aumentar os níveis de satisfação. O funcionamento em tempo integral também é muito importante, de forma a atender às necessidades de diferentes perfis de pessoas.
Valorize privacidade e segurança
Quem trabalha na área de saúde está cansado de saber que existem diversas exigências, inclusive jurídicas, no que diz respeito aos dados e informações captados dos pacientes. Esse tema está ainda mais em voga nos últimos tempos, por conta da recente LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).
Por isso, você deve priorizar sistemas para agendamento de consulta online que contem com determinadas aplicações, como criptografia e armazenamento em nuvem. São detalhes que não podem faltar, sobretudo quando houver integração com outras ferramentas, como as de gestão administrativa, financeira e assim por diante.
Verifique a facilidade de atualizações e suporte
Por fim, para escolher um sistema de agendamento online, você não pode deixar de considerar a facilidade na realização das atualizações, pois vivemos uma época dinâmica e a ferramenta precisa se manter em perfeita sintonia não apenas com as novidades, mas também com as demandas, expectativas e anseios da sociedade.
Além disso, a empresa fornecedora precisa oferecer um suporte de alto padrão, que faça com que as funcionalidades sejam realmente úteis e a plataforma facilmente navegável, mesmo por quem ainda não tem tanta intimidade com o ambiente digital. Use a internet a seu favor e pesquise a satisfação de outros usuários em sites especializados ou nas redes sociais.
Quais as dicas para os profissionais que já aderiram ao agendamento online?
Com a evolução da tecnologia, muitos profissionais têm optado por adotar o agendamento online para facilitar a marcação de consultas e serviços. Entretanto, há pessoas que não utilizam o sistema de forma otimizada e acabam tendo problemas na organização e na comunicação com seus pacientes ou clientes.
Para solucionar esses problemas, listamos algumas dicas importantes que podem ser úteis para os profissionais que já aderiram ao agendamento online. Confira!
Aposente a agenda física
Ainda existem muitos profissionais que mantêm suas agendas em papel, o que pode dificultar a visualização de informações e causar problemas de organização. A utilização de uma agenda virtual pode ser uma solução para esse problema. Por meio do software de gestão para clínicas, é possível organizar consultas e serviços de forma mais eficiente e integrada.
Reúna todos os agendamentos em um único software
É comum que os profissionais utilizem diferentes sistemas para realizar o agendamento de diferentes tipos de serviços, como consultas médicas, atendimentos de nutricionistas, estética, entre outros.
No entanto, isso pode tornar a gestão mais complexa e causar confusão para o paciente ou cliente. A utilização de um único software para reunir todos os agendamentos pode facilitar a vida tanto do profissional quanto do paciente.
Certifique-se de que o sistema escolhido faz confirmação de consultas
A confirmação de consultas é uma das principais vantagens do agendamento online, pois permite que o paciente ou cliente seja lembrado de sua consulta ou serviço e confirme sua presença.
Isso evita faltas e atrasos, além de otimizar o tempo do profissional e do paciente. Por isso, é importante escolher um software que ofereça essa funcionalidade.
Ofereça suporte humanizado mesmo virtualmente
O agendamento online pode parecer impessoal, mas é possível oferecer um suporte humanizado para os pacientes ou clientes. É importante que o profissional esteja disponível para tirar dúvidas e dar orientações, mesmo que de forma virtual. O atendimento humanizado pode fazer a diferença na fidelização do paciente ou cliente.
Ofereça opções de pagamento online
Além do agendamento, é importante que o profissional ofereça opções de pagamento online, como boleto bancário, cartão de crédito e Pix. Isso facilita a vida do paciente que deseja ter mais praticidade em suas transações, além de trazer mais segurança para você ao evitar atrasos no pagamento.
Use relatórios e análises
Para otimizar o agendamento online, também é fundamental recorrer a relatórios e análises que permitam monitorar o desempenho do sistema. A partir disso, conseguirá identificar pontos de melhoria e tomar decisões mais estratégicas.
Invista em treinamentos e capacitação
Para garantir que o agendamento online seja utilizado de forma adequada, é importante investir em treinamentos e capacitação para os profissionais envolvidos. Com isso, será possível garantir que todos saibam utilizar o sistema de forma eficiente e oferecer um atendimento de qualidade aos pacientes ou clientes.
Como você pode perceber, o serviço de agendamento online pode ser um diferencial fundamental para um bom estabelecimento de saúde, melhorando seus processos internos e aumentando sua credibilidade por meio de uma melhor experiência dos próprios pacientes. Mas para que essa solução seja realmente proveitosa, é importante seguir as dicas que listamos aqui. Assim, ficará mais fácil otimizar os resultados da sua clínica e garantir a satisfação do seu público-alvo.
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