Trabalhar com a agenda requer cuidados. Muitas vezes, a agenda parece lotada, mas do nada ocorre um furo, um paciente faltou ou um horário marcado errado, um pequeno imprevisto. Muita coisa pode acontecer quando as tarefas giram em torno dos cuidados com os pacientes.
Tudo isso pode ser melhorado se o consultório seguir algumas medidas para ajudar a organizar melhor seu tempo, garantindo mais qualidade no atendimento e um bom fluxo de trabalho.
Use agendas
O primeiro passo para que a gestão de tempo em sua clínica possa ser bem sucedida é ter uma agenda bem organizada. Um horário marcado errado gera um furo, criando um desperdício de tempo. Por isso, com uma agenda bem organizada fica mais fácil reduzir o tempo de espera dos pacientes e diminui a chance de erros, como marcar duas pessoas ao mesmo tempo ou coisas assim.
Mas, uma agenda sozinha não funciona, ela deve ser seguida pelo médico e pelos outros colaboradores. Todos devem evitar atrasos.
Em consultórios médicos é normal que surjam imprevistos com visitas de representantes de laboratório querendo apresentar novos medicamentos, por exemplo. Nesses casos, peça para sua secretária agendar um horário para eles. Isso evita um atraso na consulta dos pacientes.
Tempo de cada consulta
Uma primeira consulta certamente demora mais do que uma consulta de rotina ou reconsulta. É ideal que sua secretária saiba quanto tempo leva cada tipo de consulta. Isso otimiza, ainda mais, o tempo e reduz a espera na recepção, diminuindo os riscos de insatisfação dos pacientes.
Uma ideia é que a secretária destine alguns horários para consultas normais e outros para reconsultas, nas quais os médicos só verificam o resultado do tratamento.
Faça pausas
É preciso estabelecer um tempo médio entre uma consulta e outra para que o médico tenha um intervalo e possa se organizar para receber o próximo paciente ou, até mesmo, para tomar um cafezinho, desde que tudo isso esteja marcado na agenda.
Divida as tarefas
Você pode ser o dono da clínica e querer saber de tudo, mas isso não significa que você precisar ser responsável por tudo. Transfira algumas responsabilidades para outras pessoas, isso libera você para resolver outras questões e ajuda a aprimorar a gestão do tempo.
Contrate profissionais
Se seu orçamento permitir, contrate um profissional, enfermeiro ou técnico, para te auxiliar na administração dos medicamentos, prontuários, limpeza e higienização da sala, entre outras tarefas. Assim você terá uma pessoa a mais para dividir as tarefas.
Ao contratar funcionários, é muito importante verificar a formação e experiência do candidato para a função que ele irá ocupar. Fazendo isso, todo tempo em treinamento é poupado.
Planeje o trabalho
Cada colaborador tem sua função bem definida e alinhada. Isso, porém, não quer dizer que os colegas não possam se ajudar. Para que não se perca tempo quando dois colaboradores realizarem a mesma atividade, é preciso criar um cronograma estabelecendo as funções de cada um e incentivando a comunicação clara entre a equipe.
Utilize ferramentas e softwares que auxiliam na gestão do tempo
Existem muitos softwares e gestão de clínicas e aplicativos que podem ser utilizados para otimizar a gestão do tempo e aumentar a produtividade do tempo sem que a qualidade seja perdida, como o Onmed, um sistema de gestão de clínica que otimiza inúmeros processos do seu consultório, inclusive a agenda, organizando datas de pagamentos de contas e compromissos, melhorando a utilização do tempo.
Uma boa gestão do tempo da clínica só se faz com o controle e a conciliação dos compromissos. Vimos várias medidas simples que podem fazer grande diferença, experimente-as e coloque-as em prática. Veja os resultados.
