Sua agenda está lotada e seu paciente não aparece, de última hora não dá pra encaixar ninguém no lugar dessa consulta e ai fica aquela brecha, atrapalhando todo o funcionamento do consultório.
Muitas vezes, os pacientes faltam por algum imprevisto de última hora ou por, simplesmente, esquecerem da consulta. Veja, a seguir, algumas dicas para evitar as faltas em consultas.
Mantenha comunicação com o paciente
A vida é corrida para todos e isso leva as pessoas a esquecerem dos compromissos. Aquele cartão com a data e o horário da consulta talvez não seja suficiente para fazer o paciente lembrar. Então o melhor é telefonar, mandar SMS ou e-mail perto dos dias da consulta para que o paciente se lembre e se organize.
Telefone: Peça para sua secretária ligar para os pacientes confirmando a consulta durante o dia ou no dia anterior. As ligações custam carro, tomam o tempo da sua secretária e pode ser que seus pacientes não atendam. Por isso, experimente ligar, mas se não der certo, procure outros métodos.
SMS: A grande vantagem de usar o SMS como um lembrete da consulta é que o custo é baixo e existe a grande possibilidade do seus clientes lerem a mensagem e responderem. Se possível, envie uma mensagem confirmando a consulta e, caso o cliente não possa, pergunte qual o melhor dia. Assim, a consulta é transferida por SMS mesmo.
WhatsApp: O aplicativo praticamente substituiu as mensagens tradicionais. Hoje a maioria das pessoas possuem celular com acesso as conexões móveis. Fazendo com que esta seja uma boa opção para se comunicar com os pacientes.
E-mail: Mande a confirmação algumas semana antes e próximo dos dias também, porque nem todo mundo abre o e-mail diariamente.
Ao se comunicar com seus pacientes, eles irão lembrar das consultas marcadas com antecedência, diminuindo a quantidade de faltas.
Política de cancelamento
Estabeleça uma política, peça aos pacientes que liguem para desmarcar a consultar com 24h de antecedência para que a agenda possa ser reorganizada. Deixe claro que caso ocorra um imprevisto de ultima hora eles também devem avisar, para que o médico possa “encaixar” alguém que esteja esperando pelo horário.
Alguns consultórios costumam cobrar parte da consulta se o paciente não aparece no dia e não avisa com antecedência, seria como uma forma de multa. Isso só funciona se o consultório cobrar antecipado a consulta ou se exigir o número do cartão de crédito para pré-autorizar a cobrança. Essa prática pode ser mal vista pelos pacientes, então, antes de optar por esse sistema, use outros métodos.
Incentive o pagamento antecipado
Ofereça descontos se o paciente pagar a consulta antecipadamente. Isso irá agradá-los. Com a consulta já paga, seu paciente vai ter mais cuidado para não perder a hora marcada, reduzindo as faltas e evitando prejuízos ao consultório.
Respeite o tempo do seu paciente, para que ele respeite o seu
Uma agenda de consultório desorganizada ou um médico atrasado que deixa seus pacientes esperando por muito tempo na sala de espera, fará com que o paciente tenha a mesma consideração pelo seu negócio e comece a se atrasar, faltar ou simplesmente levantar e ir embora após ter esperado por muito tempo. Por isso, mantenha a agenda organizada, com um médico sempre pontual para que todos fiquem satisfeitos.
Importância da reconsulta
Às vezes, os pacientes não sabem a importância da reconsulta ou do acompanhamento do médico para solucionar o problema. Ao notar uma inicial melhora, o paciente para o tratamento e acha que o retorno ao médico não é necessário.
Cabe ao médico destacar, junto ao paciente, a importância do retorno ao consultório para dar continuidade ao tratamento, mesmo que os sintomas tenham melhorado, é fundamental que o paciente volte ao consultório para que o médico possa fazer o acompanhamento correto. Se o paciente entender a necessidade da volta ao consultório, as faltas nas consultas irão diminuir.
Use a tecnologia como aliada
Sistemas para clínicas ou consultórios como o da OnMed ajudam a organizar a agenda e contam com várias outras ferramentas que otimizam as rotinas do consultório, facilitando o contato com os pacientes e oferecendo muitos outros recursos para facilitar o trabalho, diminuir o número de faltas e deixar seus clientes satisfeitos.
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