A volta ao trabalho é sempre um desafio aos profissionais ativos, principalmente os da área médica, com consultório que ficou fechado durante este período de descanso. Com a energia renovada e com muitas ideias a serem implantadas, o profissional deve-se de apropriar de técnicas eficazes para que os seus objetivos de aumentar a clientela e a lucratividade do seu consultório sejam alcançados.
Por isso, é recomendável, primeiramente, focar na organização documental do consultório, como receituários, cadastros de pacientes, agenda de atendimento, o histórico de consultas e exames.
Apesar de haver uma demora na arrumação destes documentos, é importante que isso seja feito. Uma vez organizado, irá otimizar o seu tempo de trabalho, aumentando a qualidade do seu atendimento e poderá disponibilizar diagnósticos mais precisos, devido a facilidade que terá ao acesso as informações.
Agenda pré-definida facilita atendimento rápido
Por mais que sejam funcionais e charmosas, as agendas de papel para consultórios estão com os dias contados. Por mais que a data da consulta do paciente seja agendada antecipadamente, imprevistos acontecem e pode aquele paciente faltar à consulta marcada.
Como também terão aqueles pacientes que precisarão de atendimento quase imediato e que poderiam ocupar aquele horário que outro paciente deixou de ir sem avisar previamente. Com estes fatos, a agenda de papel se torna ineficaz, pois não dá espaço para novos agendamentos.
Portanto, utilize um aplicativo de agendamento eficiente, que facilite a remarcação de consultas, que ajude até a secretária ligar para os pacientes para confirmar as consultas, através de lembretes, SMS e disparos de e-mails.
Mantenha sua secretária bem treinada
A secretária do seu consultório é o seu cartão de visitas e sua aliada. Ela tem todo o conhecimento de como funciona a rotina das consultas, agendamento de atendimentos e de como acessar ao histórico do seu paciente, o que facilita o seu trabalho, ajudando a acessar rapidamente informações sobre o paciente consultado.
É importante que ela saiba como funciona a conferência de convênios e de planos de saúde, já que muitos destes dependem de uma confirmação online para que seja liberado o atendimento ao cliente. Por isso, é necessário que tenha conhecimento, principalmente, uso de softwares de gestão, internet e uma boa digitação.
Além disso, precisa que ela seja cordial, atenciosa com os pacientes e educada. Ter uma boa dicção para falar ao telefone, para caso de confirmações de consultas, e também saber desenvolver planilhas de faturamento, de atendimento e controle de consultas, preferencialmente em aplicativos destinados para estas finalidades.
Digitalizando o consultório protegerá informações importantes
Infelizmente, documentos em papel estão sujeitos a diversidades que prejudicam no arquivamento de histórico de exames e consultas, que são essenciais na elaboração do diagnóstico do paciente.
Umidade, risco de traças, envelhecimento e até perda de escrita devido à má qualidade da impressão ou tinta, são fatores que são inevitáveis quando utiliza este formato de arquivamento.
Busque utilizar um software de gestão de consultórios, onde poderá arquivar com tranquilidade todos os dados relacionados à sua clínica, garantido a proteção dos dados e que possa possibilitar uma cópia de segurança fora do seu equipamento, em servidores de nuvem, para garantir o acesso aos dados com maestria.
