Antes de tudo, saiba que conciliação bancária é o ato de conciliar os registros de movimentações bancárias disponibilizados pelos bancos com os controles próprios.
Em outras palavras, trata-se da conferência que garante que não existam diferenças entre os seus controles e os do banco. Para cada débito lançado em seus registros, há uma despesa correspondente no extrato bancário, assim como há um recebimento para cada crédito.
Além de se tratar de uma tarefa de rotina, a conciliação é muito importante para evitar erros de lançamento, conferir tarifas e até evitar débitos não autorizados. Por isso, é fundamental conhecer os 5 passos indicados para evitar aquele trabalho enorme de passar horas tentando descobrir diferenças. Confira!
1. Registre imediatamente as movimentações
Deixar que as movimentações acumulem para lançá-las nos seus controles é um dos problemas que dificultam a precisão desse monitoramento. As boas práticas financeiras precisam fazer parte da cultura organizacional da equipe da clínica, que deve ter consciência de que cada despesa é importante, mesmo que seja de valor muito baixo.
A frequência de lançamento das despesas ajuda a lembrar de eventuais esquecimentos, bem como a não deixar que os erros se repitam, o que facilita encontrar os motivos de diferenças nos valores.
2. Controle o fluxo de recebimentos
A contabilidade depende basicamente de duas formas diferentes de lançamento, que são a de competência e a de caixa. A primeira se refere ao período de apuração do lucro operacional e a segunda controla as datas em que o dinheiro sai ou entra do caixa.
Por exemplo, a conta de luz paga no começo de janeiro se refere a uma despesa realizada em dezembro, que é o mês no qual a energia foi usada para prestar os atendimentos; portanto, tem competência no mês de dezembro. Ao mesmo tempo, será paga em janeiro e entra no caixa desse mês.
Para os recebimentos, o controle deverá ser realizado considerando a data efetiva dos recebimentos, que varia ser for à vista, por meio de convênios ou diretamente pelo paciente, entre outras situações possíveis.
3. Detalhe cada lançamento
Para um bom controle da gestão, todas as despesas devem ser lançadas de forma detalhada, com todas suas características: data, forma de pagamento, descrição, conta (que pode ser o caixa da clínica, a conta corrente do Banco A, do Banco B e assim por diante) etc.
4. Compare periodicamente
A comparação periódica também é importante. Do mesmo modo que ocorre com o registro dos lançamentos, protelar a comparação acumula diferenças e dificulta que você encontre os problemas.
De outro lado, se você fizer a conferência constantemente, vai perceber quais são os procedimentos que estão gerando falhas e pensar em formas de corrigi-las, de modo a diminuir gradualmente a incidência de erros.
5. Use a tecnologia
Uma excelente medida para acabar de uma vez com muitos desses enganos é a adoção de um bom software de gestão, especializado em clínicas. Ele automatiza a geração de relatórios e organiza as entradas e saídas, tudo separado por caixa e por categoria, o que poupa tempo e aumenta a eficiência.
Em nossa experiência na prestação de suporte para clínicas dos mais diversos portes, notamos que a conciliação bancária é uma das tarefas que mais impactam na gestão. Enquanto o problema não é solucionado, aumenta significativamente o tempo gasto com o controle financeiro. Assim, uma boa solução de tecnologia garante mais foco e produtividade ao facilitar a conciliação bancária.
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