Nenhum negócio se mantém saudável sem um bom controle de caixa, que consiste na gestão de todas as movimentações financeiras que ocorrem dentro de uma organização, em um período de tempo específico. Esse controle deverá levar em conta todas as entradas e saídas de dinheiro, o que fornecerá dados necessários para que os gestores entendam se o negócio está operando no vermelho ou no azul.
Existem alguns passos essenciais que possibilitam o controle de fluxo, que, em conjunto, permitem ao gestor ter uma visão mais ampla sobre o desempenho financeiro da empresa e as eventuais sazonalidades. Neste post apresentamos 8 dicas para que você entenda como fazer controle de caixa em sua empresa. Confira!
1. Faça o registro de todas as entradas
Toda nova entrada em seu fluxo de caixa precisa ser registrada, seja um novo cliente, um pagamento antecipado sem planejamento etc. Tudo o que entrar no período estipulado para a análise precisa ser registrado.
É importante também registrar a previsão de pagamentos parcelados, para que o gestor possa fazer o planejamento dos meses subsequentes com melhor precisão.
2. Não esqueça de dar baixa nas saídas
Assim como é importante fazer os registros das entradas, é necessário que sejam dadas as baixas relacionadas às saídas de caixa durante o período de controle de fluxo. Se algum detalhe passar despercebido, o resultado final pode ser comprometido, e a empresa pode acabar se comprometendo em projetos com base em valores acima de suas capacidades.
3. Mapeie todas as suas receitas e despesas
Um bom controle de caixa deve ter o mapeamento das principais despesas e receitas da instituição. Liste todos os custos fixos, variáveis e despesas — luz, água, telefone, internet, fornecedores, aluguel, pagamento de funcionários etc.
Depois, faça o lançamento de todos os dados levantados durante esse processo, não só dos valores, mas de informações adicionais que são importantes, como a data de vencimento de cada despesa, por exemplo.
Com esses registros em mãos, será possível fazer análises preditivas para que a empresa se prepare para os meses seguintes. O mapeamento também facilita o pagamento antecipado de despesas, contribuindo para que o negócio evite multas e juros, além de viabilizar negociações que podem reduzir custos.
4. Categorize suas despesas e receitas
Além de identificar as receitas e despesas é importante que seja feita sua devida categorização, pois, a partir disso, será mais fácil verificar quais são os principais recursos referentes à empresa e os gargalos que precisam ser sanados — o que torna a tomada de decisão muito mais precisa.
Mas como deve ser feita essa categorização? Ela deve ser realizada seguindo as demandas do negócio, ou seja, pode ser de acordo com cada setor, como cada tipo de despesa, com cada tipo de fornecedor, com as datas de pagamento, entre outros métodos. O foco aqui deve ser a organização e a padronização das informações.
5. Mantenha as contas em dia
Não dá pra manter um bom controle de caixa, com previsibilidade e planejamento, se não há um compromisso em pagar as contas em dia. A incidência de juros e multas pode elevar os custos e impedir a projeção de investimento. Isso porque, nesse cenário, os dados serão sempre inconsistentes.
Por isso, é de suma importância que haja o registro de tudo relativo ao controle financeiro da empresa, de preferência com a utilização de um bom sistema de gestão que permita a automação de tarefas, incluindo o envio de notificação sobre dívidas, pendências e contas que estejam próximas da sua data de vencimento.
6. Não misture as contas pessoais com as do negócio
Um erro, principalmente dos micro e pequenos empreendedores, em todos os segmentos, é não separar de forma clara as contas pessoais das contas empresariais. Isso pode gerar uma série de confusões e inconsistências.
O resultado é que chegará um momento em que ficará impossível definir o que é dinheiro proveniente dos negócios e o que faz parte do caixa pessoal. Assim, toda tentativa de planejamento financeiro ficará comprometida.
7. Conheça os tipos de fluxo de caixa
Quando falamos de controle de fluxo de caixa, pode parecer que estamos nos referindo a um processo estático e único. Mas a verdade é que existem vários tipos de fluxo de caixa e, a seguir, falaremos sobre os principais.
Fluxo de caixa projetado
Como o próprio nome indica, trata-se de uma projeção, ou seja, consiste na movimentação financeira que a empresa usará para eventuais problemas futuros que possam comprometer a sua saúde financeira.
Fluxo de caixa livre
Nesse tipo de fluxo de caixa o foco é fazer o cálculo dos valores que ficaram livres, ou seja, o que sobrou após a quitação de todos os custos, gastos e despesas. É uma métrica importante para que seja estimado o potencial de crescimento do negócio.
Fluxo de caixa operacional
Esse é o fluxo de caixa mais utilizado, tendo como base as despesas e receitas, com descontos de impostos. Esse caixa é o que permite a emissão de um demonstrativo de entradas e saídas de recursos.
Fluxo de caixa para investimento
Após o desconto dos passivos que a empresa tem sob seu controle no fluxo de caixa, o gestor pode avaliar o que sobra e, assim, fazer projeções de investimentos baseados nesses valores.
8. Utilize a tecnologia a seu favor
Fazer o controle de caixa utilizando métodos obsoletos (como planilhas ou arquivos individuais) não é viável em tempos de transformação digital. Isso porque existem fornecedores de softwares segmentados, que disponibilizam sistemas de gestão de acordo com cada área de atuação.
As clínicas e consultórios médicos, por exemplo, não precisam mais lidar com sistemas genéricos nem com planilhas soltas, pois é possível encontrar bons softwares de gestão para esse segmento. Os novos recursos incorporam funcionalidades que facilitam a vida dos profissionais dessas organizações, como o agendamento de consultas online, receita digital, prontuário, controle financeiro, entre outros.
O uso da tecnologia tornará o seu controle de caixa mais preciso, com centralização dos dados, automação de tarefas, redução de erros e facilidade de acesso. O resultado disso é uma administração muito mais simplificada que permitirá que o gestor consiga dar atenção às atividades principais da instituição.
Esperamos que, após a leitura deste post, você tenha entendido como fazer controle de caixa. Se você ainda não trabalha com um bom sistema de gestão para consultórios e clínicas médicas, está perdendo uma grande oportunidade de ganhar mais produtividade e qualidade nas operações, em todos os aspectos de sua gestão.
Gostou do post? Quer saber como utilizar a tecnologia para otimizar o seu controle de caixa? Entre em contato conosco e conheça a nossa solução!
