Registrar as informações sobre os pacientes atendidos por uma clínica é essencial para o acompanhamento do tratamento, além de ajudar nas estratégias de marketing e fidelização. Esse cadastro começa pelas informações básicas, como nome, endereço, e-mail, telefone e data de nascimento, e pode reunir informações mais detalhadas de acordo com os objetivos da clínica.
Esse cadastro é realizado durante todo o período em que o paciente está em contato com a instituição, a começar pela recepção. Com o uso de um bom sistema de gestão, o profissional responsável por esse primeiro contato coletará os primeiros dados, registrando essas respostas em um formulário que integrará os dados para as etapas posteriores do atendimento.
Quer entender como fazer um bom cadastro de pacientes e a importância desse processo? Neste post, respondemos a essas e outras perguntas sobre o tema. Confira!
Por que é importante manter um cadastro dos pacientes?
Manter um cadastro dos pacientes é importante porque a clínica passa a contar com histórico sólido do paciente, dando mais ferramentas para os profissionais de saúde exercerem o seu trabalho durante as consultas e tratamentos, com base em informações cumulativas.
Há também uma redução na burocracia, afinal, o paciente já registrado não precisa mais repetir as mesmas informações a cada visita à clínica, além de ter uma série de ações antecipadas de acordo com seu histórico.
A equipe de atendimento passa a ter uma base de conhecimento para oferecer uma comunicação mais empática e humanizada, pois terá em mãos os dados do paciente para tratá-lo de forma mais pessoal.
Não podemos esquecer as questões envolvendo os times de marketing e prospecção, afinal, uma clínica médica também é uma empresa e tem seus concorrentes. Com os dados dos pacientes em mãos, é possível descobrir suas demandas e problemas — e oferecer materiais atrativos com base em suas necessidades, ganhando um diferencial perante a concorrência.
Como realizar o cadastro eficiente de pacientes?
Agora que já entendemos o que é e a importância de um cadastro de paciente, vamos ao ponto central de nosso post: como esse cadastro deve ser feito? Nas linhas abaixo, trazemos algumas dicas para ajudar na criação desse registro. Acompanhe!
Comece com as informações essenciais
Todo bom registro de pessoas deve começar com informações essenciais, ou seja, dados de identificação, como:
- nome;
- idade;
- gênero;
- endereço;
- telefone;
- e-mail.
Além dos números de documentos, como RG e CPF, além de informações referentes ao plano de saúde.
A redução dessas informações é importante para que sejam executados os processos administrativos, financeiros e médicos — lembrando que, de acordo com a LGPD, para o uso de dados pessoais em campanhas, pesquisas e outros usos comerciais, a clínica deve ter o consentimento explícito do paciente.
Nesse primeiro contato, devem ser inseridas, também, informações específicas que contribuam para a fluidez do atendimento, principalmente sobre o estado de saúde do paciente — como doenças pregressas, alergias, uso de medicações etc. Assim, o profissional de saúde responsável pelo atendimento já terá uma base para começar o seu trabalho.
Deixe espaço para o paciente se expressar
Além das informações triviais, é importante deixar um campo para que o paciente possa inserir as informações que ele achar relevante, personalizando ainda mais o seu histórico. Isso ajuda a desengessar o atendimento e permite até que o profissional de saúde tenha acesso a informações relevantes para o eventual tratamento.
Essa quebra de padrão no cadastro humaniza o atendimento, mostrando a importância que o paciente tem para a clínica — não oferecendo apenas um cadastro frio e burocrático. Um ponto importante a ser ressaltado é que essas informações precisam ser mantidas em sigilo, afinal, estamos falando de dados sensíveis.
Mantenha o cadastro atualizado
Manter o cadastro desatualizado é tão nocivo quanto não ter um cadastro, afinal, trabalhar com informações erradas pode prejudicar as suas análises e ações.
Existem duas maneiras de manter o cadastro atualizado. A primeira é revisar as informações sempre que o cliente visitar a clínica e modificar o que for necessário — caso ele tenha mudado de endereço, de e-mail, telefone ou outras informações importantes, por exemplo, aproveite para inserir os novos dados.
Outra maneira é, de forma periódica, enviar alertas, via e-mail, WhatsApp, notificações de app, sobre a necessidade de atualização de cadastro. Por exemplo, a cada 6 meses, o paciente recebe em seu telefone um aviso para verificar se seus dados estão corretos, com os dados já listados para que ele confira de forma rápida e descubra se há algo a ser alterado.
Utilize a tecnologia a seu favor
Para coletar, integrar e processar os dados recebidos nos cadastros de paciente, não é mais viável utilizar meios analógicos, afinal, estamos em plena transformação digital. Contar com um software desenvolvido especificamente para as demandas clínicas e consultórios médicos é o ideal para que as informações de seus pacientes sejam utilizadas com segurança e os dados sejam aproveitados em seu pleno potencial.
O OnMed é um software completo para a gestão de clínicas e consultórios que têm recursos para facilitar o cadastro e a comunicação com os pacientes. Entre as funcionalidades desse sistema, podemos destacar:
- agendas ilimitadas — que permite o cadastro e a administração de agendas que não têm login sem custo adicional nenhum;
- SMS e WhatsApp — automatize a confirmação de consultas utilizando SMS ou WhatsApp;
- personalização de prontuários — com o OnMed, você optar entre ter prontuários prontos ou personalize os campos que desejar;
- relatórios — para transformar os dados coletados e produzidos internamente em informações úteis para a clínica;
- envio de e-mails — para informar ou notificar seus clientes sobre informações importantes;
- controle de estoque — para que não haja desabastecimento de produtos especiais do dia a dia;
- controle financeiro — para reduzir a margem de erros e garantir a viabilidade das atividades da clínica;
- entre outros recursos.
Esperamos que, após a leitura deste post, você tenha entendido a importância de manter um cadastro de pacientes e como esse processo deve ser feito. Mais do que coletar dados de forma burocrática, a criação de um banco de dados com histórico de cada paciente melhora a qualidade dos atendimentos e aumenta a capacidade da clínica em entregar serviços e conteúdos que vão atingir o público-alvo de maneira adequada, nos canais adequados e da forma correta.
Gostou do post? Quer saber como contar com um software de gestão completo em sua clínica, para cadastrar seus pacientes e tornar as rotinas administrativas mais eficientes? Entre em contato conosco e conheça os diferenciais do OnMed?
