Melhorar a recepção da clínica é fundamental para garantir que todos os processos organizacionais funcionem como planejado e, a partir disso, assegurar diversos benefícios para a sua unidade de saúde.
Entre eles, atrair e fidelizar cada vez mais pacientes, ter um diferencial competitivo diante da concorrência, se tornar referência no mercado de atuação e aumentar o faturamento da empresa ao longo dos meses.
Quer descobrir como organizar melhor a recepção da clínica? Então, não deixe de conferir as dicas que listamos a seguir! Vamos lá?
Crie um ambiente aconchegante
Ter um ambiente aconchegante na recepção da clínica é fundamental para que as pessoas se sintam acolhidas dentro do consultório médico, principalmente quando estão passando por alguma enfermidade.
É por isso que é necessário investir em móveis confortáveis e ambientes ventilados e claros, para que o local esteja sempre agradável e convidativo aos pacientes.
Além disso, você também deverá ter outros cuidados no seu consultório:
- se você optar por música e televisão no ambiente, não se esqueça de conferir se o som está em volume agradável e sem ruídos;
- coloque almofadas nos assentos, pois isso também deixará as pessoas mais confortáveis;
- coloque revistas atualizadas à disposição da clientela enquanto espera o seu atendimento;
- verifique se os recipientes de águas e café estão sempre limpos e abastecidos, sem esquecer de disponibilizar itens descartáveis e lixeiras próximas.
Tenha organização
O local que não é organizado corretamente costuma deixar os consumidores com má impressão daquela empresa, e no setor da saúde isso é ainda mais importante.
Para manter uma boa relação com os seus pacientes, é preciso garantir que tudo estará perfeitamente organizado. Atente-se para verificar se nenhum material está fora do lugar e se todos os profissionais da clínica médica têm os seus devidos materiais para execução de um bom trabalho.
Já pensou se um paciente chegar ao consultório para ser atendido e a secretária não conseguir achar sua ficha de atendimento? Ou se ele for tomar água e o recipiente não estiver abastecido? Esses e outros transtornos podem deixar a clientela insatisfeita com os serviços prestados pelo seu negócio.
Por isso, é importante fazer checklists para verificar se todos os procedimentos da organização estão funcionando corretamente e se há falta de algum insumo.
Afinal, não há nada pior do que uma pessoa chegar na empresa e ver que ela está toda bagunçada, com revistas espalhadas pela clínica, sem caneta na recepção e fichas acumuladas em cima do balcão, não é mesmo? Ao eliminar esses problemas, fica mais fácil causar uma boa impressão aos consumidores.
Treine sua equipe
A recepcionista é uma das profissionais que têm um papel indispensável em uma clínica médica. Isso porque ela realiza o primeiro atendimento aos pacientes, explicando os procedimentos preliminares e tranquilizando-os. Mas, para que isso seja possível, é preciso treinar sua equipe corretamente, a fim de que ela consiga assimilar todos os processos organizacionais e prestar um serviço de excelência para a clientela.
Por isso, os treinamentos periódicos são fundamentais para garantir o bom andamento das atividades empresariais. Quando surgirem novas ferramentas de trabalho, é necessário ensinar como elas funcionam, para que os funcionários possam otimizar ainda mais as demandas do dia a dia.
Durante a capacitação, é necessário tirar todas as dúvidas do seu time. Da mesma forma, você também deverá estar atento às sugestões de melhorias que esses profissionais podem levar para a empresa. Isso porque são os colaboradores que costumam observar todo funcionamento do consultório e ter uma visão ampla de mercado, o que pode trazer grandes benefícios para o seu empreendimento.
Faça pesquisas de satisfação
As pesquisas de satisfação devem fazer parte das estratégias de melhoria do seu consultório médico. Quando você ouve o que o cliente tem a falar sobre a sua empresa, é possível encontrar com mais facilidade os pontos positivos e aqueles que precisam ser otimizados, a fim de garantir o bom andamento das atividades.
Por isso, não deixe de colher o feedback dos pacientes que são atendidos na sua clínica. Essa pesquisa de satisfação pode ser realizada de diferentes formas, como SMS, e-mail, aplicativo, formulário na recepção, totens na entrada da clínica, entre outros. Ao colher essas informações, você poderá pensar em estratégias que visem garantir uma melhora dos serviços prestados.
Invista em tecnologia
Os avanços tecnológicos têm atingido diversos setores, e na área da medicina eles também têm grande destaque. Existem equipamentos que melhoram desde o atendimento dos pacientes até o diagnóstico e tratamento de diversas enfermidades.
Dessa forma, quando estamos falando em melhorar a recepção da clínica médica, é preciso investir em um bom sistema de gestão que consiga atender às necessidades do público-alvo do seu consultório.
Com uma boa ferramenta, é possível ter acesso a:
- agenda automatizada;
- envio de SMS para confirmar consultas;
- gestão de estoque e faturamento;
- prontuário do paciente;
- dados financeiros da empresa;
- entre outras funcionalidades.
Tudo isso em um único sistema que pode ser acessado tanto pelo computador quanto pelo aplicativo no smartphone.
Essa é uma excelente forma de facilitar o acesso dos clientes aos serviços de saúde do seu consultório. Além disso, ele também ajuda a otimizar o seu trabalho e o da recepção. Isso porque as pessoas terão mais autonomia para marcar consultas, da mesma forma que você e os demais profissionais do empreendimento podem acessar mais rapidamente as informações dos pacientes em um único sistema.
Como você pôde perceber, existem diversas formas de melhorar a recepção da clínica, como: criar um ambiente aconchegante, ter organização, treinar a equipe, fazer pesquisas de satisfação e, principalmente, investir em tecnologia.
Quando você coloca em prática essas estratégias, fica mais fácil alcançar os objetivos do negócio, fazendo com que ele cresça e atinja o sucesso esperado. Contudo, não esqueça de que um bom software de gestão é a ferramenta que mais pode trazer benefícios para o negócio, visto que, como citamos anteriormente, ele promete mais agilidade e eficácia na realização das demandas.
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