Quando falamos de administração de empresas, sabemos que são muitos os obstáculos e complicações enfrentados cotidianamente. Porém, em alguns casos, os desafios em clínicas médicas são ainda mais pesados.
Como essas instituições lidam o tempo todo com a saúde e vidas humanas, é claro que administrá-las será mais complexo e exigirá mais esforços específicos.
A seguir, vamos listar os principais desafios administrativos em clínicas médicas para que você possa ter noção do que pode fazer para melhorar o desempenho desse tipo de empresa. Vamos conferir?
Controle de agenda
O controle da agenda está entre os principais desafios em clínicas médicas.
Algumas são verdadeiramente superlotadas, prejudicando o atendimento dos pacientes e as operações dentro da empresa.
Outras, por serem um processo ainda manual dentro das clínicas, acaba ficando cheia de buracos, com falta de pacientes ou com dificuldade de mudanças simples.
Contar com uma agenda eletrônica é a melhor solução para os problemas da agenda. Os controles ficam mais simples, melhorando o atendimento e as reservas de horários.
Além disso, é importante que essa agenda seja unificada para todos os profissionais e sempre passe por atualizações.
Assim fica mais fácil garantir que todos sejam bem atendidos!
Controle financeiro
Para que um negócio prospere, é fundamental que ele tenha um bom controle financeiro.
Não dá para fugir dessa realidade e é necessário ser bastante rigoroso com todos os valores que entram e que saem do caixa.
Alguns cuidados que podem ajudar são:
- analisar as entradas de capital;
- avaliar as saídas de capital;
- anotar continuamente tudo que é gasto e recebido;
- fazer fluxo de caixa;
Organização de dados
Manter os dados dos clientes e da empresa sempre organizados também faz parte dos desafios em clínicas médicas. Isso porque, ao longo do dia a dia de trabalho, os profissionais tendem a fazer muitas atividades no “automático” e deixam de organizar informações importantes da clínica que podem ser necessárias posteriormente.
O volume é grande e compreende normalmente uma série de documentos importantes, como:
- dados pessoais dos pacientes;
- prontuários médicos;
- receituários;
- imagens de procedimentos feitos;
- exames realizados, entre outros.
É muito material que obviamente vai se acumular e, se não houver organização, vai se perder. Por isso, vale a pena contar com sistemas online para ajudar a arrumar a casa, porque isso vai fazer com que se economize papel, além de tornar as buscas mais rápidas e eficientes.
Outro ponto a se considerar sobre os sistemas online é que eles são mais seguros do que simplesmente arquivar fisicamente as informações. Um bom software para clínica médica poderá, por exemplo, cadastrar e administrar a agenda, enviar confirmação de consultas automatizadas por meio de SMS e WhatsApp, além de selecionar prontuários eletrônicos personalizados, conforme as suas necessidades.
O software para consultório ainda disponibiliza um suporte humanizado que atende às necessidades da sua equipe. Dessa forma, é possível encontrar as soluções para a empresa em conjunto com o seu time, o que garante um trabalho cada vez mais assertivo e de qualidade para o seu público-alvo.
Atendimento humanizado
É primordial que os profissionais da clínica se comuniquem de forma rápida, respeitosa e humanizada com os pacientes.
Se o atendimento não for de qualidade, a imagem da sua clínica vai ser manchada e mesmo os melhores médicos não serão capazes de mantê-lo fiel a esse espaço!
A melhor forma de garantir esse bom atendimento é oferecendo treinamento contínuo aos seus colaboradores, que deve ser sempre renovado à medida que as equipes mudam e as demandas do mercado se transformam.
Uma opção interessante é considerar o treinamento online, que facilita a organização dos cursos e evita que os colaboradores precisem se deslocar para algum lugar ou tenham que passar mais tempo no ambiente laboral estudando.
Controle de estoque
Um dos maiores desafios em clínicas médicas é conseguir controlar o estoque. Ou seja, é preciso saber a quantidade certa de produtos disponíveis na clínica.
Essa informação vai ajudá-lo a entender quando é necessário comprar novos itens, além de evitar que prejudique o bom andamento do seu trabalho por falta de material.
Para que isso seja possível, é possível usar desde as planilhas eletrônicas até um bom software de gestão que englobe diversos serviços para clínica médica em uma única plataforma.
Bons colaboradores
Contar com bons colaboradores nem sempre é uma tarefa fácil, principalmente quando falamos em serviços de saúde. Isso porque é preciso ter uma equipe dedicada, atenciosa e simpática, que entenda os problemas dos clientes e saiba se colocar no lugar das pessoas.
Por isso, é fundamental que, na hora da seleção, você observe não só as hard skills (competências técnicas) dos candidatos, mas também as soft skills (competências comportamentais). Isso o ajudará a encontrar profissionais com o perfil alinhado ao seu empreendimento.
Não se esqueça de oferecer treinamentos contínuos aos seus colaboradores, assim eles poderão ficar sempre atualizados sobre os procedimentos corretos no ambiente de trabalho. Dessa forma, os clientes tendem a ficar cada vez mais satisfeitos com os serviços ofertados pelo empreendimento.
Metas claras e bem definidas
Desenvolver metas claras e bem definidas é fundamental para alcançar os objetivos do negócio. Você deve ter em mente qual o momento atual da empresa e onde você deseja chegar daqui a um determinado período, seja um maior número de pacientes, maior divulgação da marca no mercado de atuação, aumento do faturamento etc.
Após definir as metas, é preciso pensar quais os meios necessários para que seus objetivos sejam alcançados, como treinamento de colaboradores, investimento em marketing digital, entre outras estratégias. Ao seguir esses passos, ficará mais fácil garantir que a organização se destaque da concorrência.
Satisfação do seu cliente
Garantir a satisfação do seu cliente é algo que deve sempre estar em primeiro lugar no seu negócio. Quando um consumidor não estiver satisfeito com os serviços prestados, a empresa poderá perder a credibilidade no mercado de atuação e, em um último caso, poderá encerrar as suas atividades.
Uma boa dica para saber como está o nível de satisfação dos seus pacientes com sua clínica é enviar pesquisas por e-mail e sempre deixar disponível um formulário na recepção, para que eles falem se estão gostando do atendimento ou não!
Assim você vai mostrar para eles que se importa com a sua opinião e certamente terá algum feedback positivo, porque até nas críticas mais duras podem surgir boas ideias e insights. Assim, sua clínica tende a evoluir e os seus profissionais prosperarem!
Como você pode ver, os desafios em clínicas médicas são realmente enormes e não podem mesmo ser ignorados, mas com esforço e dedicação você com certeza pode tornar o seu espaço agradável aos profissionais e também aos clientes, trazendo mais crescimento para o seu negócio e mais sucesso para toda a organização!
Gostou do artigo que elaboramos? O que você pretende fazer para encarar esses desafios em sua clínica? Conta aqui nos comentários!
