Quando o fluxo de caixa não é usado corretamente como uma ferramenta de gestão da clínica, os problemas aparecem como consequência direta disso. Em comparação a uma doença, não é como um sintoma, mas a própria causa da patologia.
Isso porque o fluxo de caixa é o acompanhamento das entradas e saídas ao longo de um período. Sem monitorá-lo com precisão, a clínica pode se deparar com situações nas quais tem muito para receber, porém, em alguns dias, semanas ou meses antes, não ter o suficiente para pagar algumas despesas — a chamada quebra de caixa.
Em situações mais crônicas, o gestor está sempre com a expectativa de um lucro que nunca se materializa, pois os vários compromissos financeiros assumidos vencem sempre antes das entradas. Mas depois de ler este post, vai ficar fácil de otimizar o fluxo de caixa e equilibrar perfeitamente as contas. Confira!
Entenda o que é regime de caixa e de competência
Desde o planejamento da clínica, que precisa de um orçamento bem elaborado, até a contabilidade detalhada, cada atividade de controle precisa se basear na competência e na data da despesa.
O regime de competência considera o período no qual a conta é realizada e o de caixa o período em que ela é paga. Por exemplo: uma conta de água com vencimento em julho (portanto, caixa de julho), relativa ao consumo realizado em junho (competência em junho). O fluxo de caixa é relativo ao controle das datas nas quais os valores devidos entram no caixa da clínica.
Registre todas as movimentações
Considerando a característica de cada uma das despesas, o seu primeiro passo é registrá-las em um controle centralizado e detalhado.
Categorize todas as despesas
Para conseguir um bom controle, elas também devem ser separadas de acordo com categorias, por exemplo, fixas e variáveis, que se alteram conforme o movimento da clínica aumenta ou diminui.
Relacione as despesas no regime de caixa
Com todas as despesas registradas e categorizadas, basta relacioná-las de acordo com a data de entrada no caixa.
Planeje os pagamentos
Com esse controle efetuado com lançamentos diários, você pode até negociar o vencimento de novas despesas de acordo com as datas nas quais há maior disponibilidade de dinheiro em caixa, mas sempre com base em um planejamento prévio.
Automatize os processos de gestão da clínica
Com um software especializado na gestão de clínicas, essa tarefa fica mais simples e automatizada. Depois de registrar os parâmetros e as configurações do sistema, se os lançamentos forem feitos corretamente, basta consultar o relatório de fluxo de caixa, que é processado automaticamente.
Para concluir, é importante lembrar que o fluxo de caixa é apenas um dos vários aspectos importantes na gestão da clínica. Você pode ter de administrar várias unidades ou mesmo o atendimento de paciente em mais de um consultório, cada uma com uma agenda, despesas, convênios e prontuários.
Um sistema especializado em gestão da clínica automatiza a geração de relatórios, como o de fluxo de caixa, e oferece várias outras funcionalidades que permitem que você dedique mais tempo a sua atividade principal.
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