Você sabe como fazer uma gestão de documentos eficiente na sua clínica? Então, está na hora da aprender e se aprofundar para administrar informações tão importantes. Na área médica, deve ser seguida a Resolução 1.639/2002 do Conselho Federal de Medicina para o arquivamento e acesso de prontuários e exames dos pacientes, além dos dados referentes ao próprio negócio.
Para ter controle de todo processo, é necessário utilizar a tecnologia, de modo a evitar gargalos no gerenciamento. Isso deve ser feito com o intuito de que não haja atrasos nos registros digitais nem impactos negativos na satisfação dos clientes. Sendo assim, confira, a seguir, orientações relevantes quanto ao assunto. Vamos lá?
Por que uma clínica deve se preocupar com a melhoria de seus processos internos?
As documentações geradas por uma empresa são essenciais para ela, pois demonstram as conformidades com as obrigações fiscais e legais. Com as clínicas médicas isso não é diferente. Os prontuários e demais dados, por exemplo, precisam ter acesso facilitado, porém, de forma segura. No entanto, somente empresas de tecnologia estão capacitadas para fornecer tal proteção.
Antigamente, os dados das clínicas, como fichas de clientes, exames, documentos internos, contratos com fornecedores e outros, eram armazenados manualmente. Eles demandavam vários armários, gavetas e espaços físicos para a guarda.
Com o avanço da tecnologia, essas informações passaram a ser organizadas no formato digital, podendo inclusive ser acessadas de qualquer lugar.
O que é a gestão de documentos em uma clínica?
A gestão de documentos em qualquer empresa, assim como na clínica, é um conjunto de processos com a finalidade de garantir a produção, o arquivamento e o uso correto dos registros mais relevantes. Desse modo, fica mais fácil encontrar as informações, pois elas estão organizadas e seguras.
Os arquivos se tornam estratégicos, agilizando a tomada de decisão, aumentando a produtividade e reduzindo o tempo de busca. Portanto, se preocupar com a gestão é essencial para que não ocorra perda ou vazamento de elementos fundamentais.
Quais são as vantagens da gestão de documentos?
A gestão de documentos, quando bem feita, propicia a otimização de espaço físico, o compartilhamento de arquivos, a redução de custos, a proteção das informações e seu acesso. Confira tudo logo abaixo.
Redução de custos
Todas as empresas desejam reduzir custos sem perder a qualidade de seus serviços. Dessa forma, com um armazenamento eletrônico dos documentos não haverá despesas de impressão, pastas, armários ou profissionais para cuidar desses espaços físicos.
Fácil acesso
As pessoas perdiam muito tempo procurando informações nas pastas. Agora, os dados são virtuais, inseridos em pastas na rede dos computadores ou na nuvem. Portanto, fica mais fácil serem localizados e acessados.
Maior segurança
Como os documentos se tornaram virtuais, só terão acesso a eles os profissionais devidamente autorizados por senhas. Isso dificulta que pessoas mal intencionadas os vejam ou que o sistema sofra alguma invasão.
Compartilhamento
Já que os documentos estão em um mesmo local, é possível fazer compartilhamento com a equipe e até mesmo com o paciente. Esse processo otimiza o trabalho dos profissionais porque poderão controlar e editar os arquivos necessários. Aliás, as rotinas se tornam menos burocráticas e todos podem aproveitar as ferramentas de gestão.
Como tornar o processo mais eficiente?
Otimizar o processo de gestão de documentos facilitará o cotidiano da clínica, pois existem etapas e ferramentas corretas para esse quesito. Por isso, veja as orientações que trouxemos a você nos itens a seguir.
Digitalize os documentos
Digitalizando as informações dos pacientes e da empresa, haverá menos circulação de papéis entre sede, pessoas e locais. Também haverá melhora no custo de mão de obra, porque tudo estará armazenado no computador ou nuvem, com proteção dos dados de pessoas não autorizadas. Consequentemente, os responsáveis terão acesso pelo PC, notebook, smartphone ou tablet. Isso significa qualidade de funcionamento desde o atendimento do paciente até a administração.
Usufrua da microfilmagem de arquivos
É possível usar a microfilmagem em informações extensas e detalhadas. Ela tem o mesmo valor de documento original, assim como a digitalização. Geralmente, é feita em casos específicos e permite o manuseio conforme os demais.
Utilize um sistema integrado
Ao usar um sistema integrado, você terá todas as informações dos pacientes, medicamentos prescritos, exames realizados, retornos feitos, dados financeiros, almoxarifado e diversos outros. Todos os setores estarão conectados uns com os outros. Além disso, o uso de um sistema diminui a possibilidade de erros e de tomadas de decisões equivocadas.
Organize documentos por categorias
É importante fazer um bom planejamento e uma padronização dos processos dos documentos, dando a eles categorias e subcategorias. Defina regras claras e inteligentes para protegê-los de danos e extravios. Do mesmo modo, determine quais poderão ser acessados pela equipe e quais são restritos.
Armazene na nuvem
Invista em um processo de troca de informações através da nuvem (cloud computing). Com isso, os colaboradores poderão atualizar os documentos relevantes. Esse sistema pode ser logado por outros da equipe em tempo real e de qualquer lugar. Logo, haverá maior eficiência nas atividades.
Quais são as soluções da OnMed?
Com o software da OnMed, o médico digitaliza os prontuários, agenda, ficha do paciente, promovendo o fluxo dos registros democrática e efetivamente. Veja as soluções na sequência:
- personalização de atestados, laudos, encaminhamentos e pedidos;
- agendamento de consultas online, promovendo agilidade tanto para o paciente quanto para a administração;
- possibilidade de anexar arquivos como textos, planilhas e imagens no prontuário do paciente;
- emissão de gráficos e relatórios, possibilitando uma visão global de tudo que ocorre na clínica;
- possibilidade de gerir uma clínica ou rede de clínicas, cadastrando profissionais de diversas áreas;
- controle do faturamento de forma simples e eficiente pelo financeiro, contas a pagar e receber;
- chat online e recados offline para outros colaboradores;
- tabelas, CID e geração de arquivos XML rapidamente para enviar aos convênios.
Enfim, os processos de gestão de documentos são customizáveis, pois, cada clínica tem suas necessidades específicas. Logo, as soluções da OnMed analisam e formalizam essas situações para oferecer o que há de melhor aos seus clientes.
Deseja saber como a gestão de documentos pode fazer parte da sua clínica? Entre em contato conosco!
