A tecnologia vem oferecendo ferramentas interessantes para profissionais e empresas de todos os segmentos do mercado. Na área da saúde, a coisa não muda de figura e clínicas ou consultórios precisam sempre estar atentos quanto às melhores soluções. Por isso, se você ainda não sabe como organizar arquivos digitais, este post é essencial.
Nos dias de hoje, existe o armazenamento em nuvem, que garante que todo o conteúdo salvo fique protegido e, além disso, seja acessado de qualquer local que tenha conexão com a internet, desde que haja a devida autorização para a visualização dos dados. Continue lendo e descubra algumas ótimas dicas!
1. Digitalize todos os arquivos físicos
O primeiro passo para organizar arquivos digitais na sua clínica ou consultório consiste em digitalizar tudo o que ainda estiver em papel. Afinal, prontuários e demais documentos, sejam eles relacionados com os pacientes, o estabelecimento ou o profissional, precisam ficar em segurança e sem o risco de perdas ou danos.
A legislação exige que você guarde os registros dos atendimentos por alguns anos e, se eles forem extraviados, você pode ter até problemas com a justiça. Além disso, quando tudo estiver digitalizado, você terá muito mais facilidade em acessar quaisquer informações ou dados, facilitando suas consultas e a rotina do local como um todo.
2. Faça um manual de treinamento
Seus colaboradores são imprescindíveis para que sua clínica funcione bem e, quando estão preparados para realizar suas funções, conseguem evitar erros básicos e melhoram a experiência do paciente. Por isso, apostar em aperfeiçoamento e aprimoramento constante não é uma despesa, mas, sim, um bom investimento.
Pensando em organizar arquivos digitais, você pode fazer um manual de treinamento, mostrando quais dados devem ser colhidos, onde cada informação deve ser inserida e de quanto em quanto tempo deve ser feito o backup, por exemplo. Vale lembrar que você pode controlar o acesso com senhas e níveis de entrada.
3. Conte com uma solução tecnológica
Não dá para falar em organizar arquivos digitais sem falar em boas soluções tecnológicas do mercado, não é mesmo? Por isso, se você ainda não conta com um software de gestão na sua clínica ou consultório, é melhor rever os seus conceitos, até porque é bem provável que seus concorrentes já contem com os benefícios de uma ferramenta do gênero.
Esses sistemas são muito eficientes e contribuem para que todos os dados importantes sejam digitalizados e fiquem concentrados em um só local, facilitando seu acesso. Como se não bastasse, o software de gestão pode criar relatórios, cruzar informações, ajuda a compreender o fluxo de caixa e descomplica a rotina de profissionais da saúde.
Agora você já sabe como organizar arquivos digitais, não hesite em contar com o diferencial competitivo que a tecnologia pode proporcionar. Busque um software com boas funcionalidades, de uma empresa que ofereça o suporte que você precisa para ter sucesso no seu negócio!
Gostou de aprender como organizar arquivos digitais? Então, confira também o nosso outro post que mostra como organizar os processos do seu consultório.
