A pessoa que você irá contratar para ser secretária no seu consultório será responsável por garantir o melhor atendimento aos seus clientes logo de início, seja por telefone ou no próprio local.
Isso implica não só no atendimento, mas em várias características que a secretária precisa ter, conheça algumas:
Pontualidade
Pontualidade precisa ser uma das principais características da secretária, é fundamental estar presente no horário certo, se possível, chegar alguns minutos antes para deixar tudo em ordem e iniciar o dia de trabalho de forma tranquila. Algumas vezes, imprevistos podem acontecer, mas não devem ser recorrentes e cabe a você exigir que a secretária esteja presente no horário certo. Isso demonstra respeito com o ambiente de trabalho.
Boa Apresentação
A secretária precisa cultivar boa apresentação, ainda mais quando se trata de causar boa impressão aos clientes. Ela será a responsável por passar aos clientes a seriedade e o profissionalismo do ambiente de trabalho, para isso acontecer é indicado usar roupas adequadas, sem decotes, nem muito justas ou, ainda, o uniforme do ambiente de trabalho, usar apenas pequenas joias, unha curta sem cor ou com uma base transparente, sem cores fortes, para que os clientes não se sintam incomodados e para passar o ar de limpeza.
Organização
Além de se preocupar em atender bem os clientes e estar vestida adequadamente, a secretária precisa se preocupar com a organização. Ela precisa saber de tudo que acontece no consultório, onde estão todos os documentos, prontuários, pastas, e o principal: a agenda. A organização da agenda implica em ter o maior cuidado para não marcar duas pessoas ao mesmo tempo ou cometer alguns furos, esquecer dos compromissos, entre outros.
Simpatia
A simpatia garante o melhor resultado no atendimento e faz com que seus clientes retornem ao consultório. Mesmo com a difícil rotina de trabalho, é extremamente fundamental manter o sorriso no rosto e tratar todos da melhor forma possível, desde os pacientes até os fornecedores. Cabe a ela, ainda, ter boa comunicação com os pacientes, perguntar sobre as melhorias, explicar as formas de pagamento e tudo que for referente ao consultório.
Uma secretária assim, será um ponto chave no seu estabelecimento e será o braço direito do médico. Para facilitar a vida dela, o ideal é utilizar um software de Gestão de Clínicas e consultórios como o OnMed. Ele irá ajudá-la a se organizar quanto as contas, prontuários, papelada, agenda e muito mais.
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