Os avanços tecnológicos estão transformando os processos internos de qualquer empresa, trazendo mais eficiência e precisão para a rotina do dia a dia. Por isso mesmo, uma perguntam muito comum que é feita por empreendedores e profissionais da área de saúde é: “como fazer a digitalização dos documentos da minha clínica”?
Isso pode ter um impacto positivo na centralização de informações, na organização da papelada e até mesmo nas decisões administrativas, ao mesmo tempo que evita o desperdício de espaço e proporciona agilidade no atendimento das demandas. Continue lendo o post e aprenda mais sobre o assunto.
Afinal, o que é a digitalização dos documentos?
Como o próprio nome já diz, a digitalização de documentos é um processo que passa os arquivos físicos para o formato digital, por meio do uso de recursos tecnológicos, como equipamentos e softwares. Para quem lida com muitas informações no dia a dia ou precisa manter dados disponíveis e bem-armazenados, essa acaba sendo uma excelente opção.
Dessa maneira, tudo o que você precisar acessar de forma rápida e segura pode ser feito em poucos cliques, em um computador, tablet ou mesmo na tela do seu smartphone. Tudo isso em controle de acesso e realização de backups constantes, usualmente feitos em nuvem, para manter o sigilo profissional e segurança de tudo o que estiver guardado.
Como funciona a digitalização dos documentos?
No ambiente de uma clínica médica, a digitalização de documentos se dá, na maioria das vezes, para que os dados dos pacientes fiquem armazenados de forma centralizada e segura, como em prontuários eletrônicos e softwares de gestão. Também é uma forma de deixar algumas dessas informações disponíveis para colaboradores, agilizando a sua atuação.
Digitalizar, portanto, facilitará o armazenamento e o gerenciamento da clínica como um todo. Como existem muitos elementos que são confidenciais e demandam sigilo, existem limitações de acesso e vale lembrar que a documentação em formato digital está, ao contrário da física, protegida da ação nociva do tempo ou de umidade, por exemplo.
Outro ponto é que, com a economia de tempo gerada pela agilidade na localização dos arquivos e a maior eficiência da gestão de documentos, o negócio é beneficiado pelo aumento da produtividade da equipe. Com funções que agora poderão ser tomadas em poucos segundos, a tomada de decisão passa a ser muito mais satisfatória e proveitosa.
Como fazer a digitalização dos documentos da minha clínica?
Agora que você já sabe o que é a digitalização dos documentos e como funciona o processo, vamos oferecer um pequeno passo a passo para que você possa centralizar dados e otimizar os processos internos, trazendo mais segurança e dinâmica para a rotina da sua clínica. Acompanhe abaixo como fazer isso!
Colete os documentos físicos
O primeiro passo para fazer a digitalização da documentação da sua clínica é, obviamente, coletar e separar os documentos físicos que deverão passar por esse processo. Por mais que haja um imenso espaço para o armazenamento feito digitalmente, você não precisa perder tempo com itens que não tenham essa necessidade.
Outro ponto que merece ser ressaltado é que todo esse trabalho deve ser realizado com o máximo de atenção, de forma que seja possível evitar que alguns materiais importantes possam ser, eventualmente, perdidos ou extraviados. Caso algum funcionário ajude no procedimento, é essencial orientá-lo adequadamente.
Analise e classifique a papelada
Depois de coletar, com bastante cuidado, os documentos físicos, o passo seguinte para fazer a digitalização da documentação da sua clínica é analisar e classificar essa papelada. Isso é importante até para evitar imprevistos e trazer mais segurança para o processo, para que o resultado seja o mais satisfatório possível.
Não é novidade para ninguém que os arquivos nem sempre conseguem preservar o material guardado e, por vezes, eles podem estar manchados, amassados ou até ilegíveis. Vale ressaltar também que objetos como grampos e clips devem ser retirados, para não prejudicarem a qualidade do arquivo digital.
Faça a digitalização de um a um
Depois de coletar os documentos físicos, analisar e classificar a papelada, você deve fazer a digitalização propriamente dita. Entretanto, por mais automatizado que o processo possa ser, não tem jeito: para não haver erros e ter uma qualidade excelente no resultado, é preciso que isso seja feito de um a um.
Você escaneará a documentação de forma adequada para que ela seja devidamente armazenada no formato eletrônico e virtual. Pensando em uma clínica, isso vale para fichas de pacientes, dados pessoais, anotações de consultas, prontuários antigos, apuração e solicitação de exames e assim por diante.
Armazene tudo em um sistema
Para fazer a digitalização da documentação e otimizar a rotina diária da sua clínica, você precisará de uma boa solução em tecnologia, preferencialmente com experiência e funcionalidades específicas para a área de saúde. Felizmente, existe uma excelente ferramenta para isso, que são os softwares de gestão.
Este é um recurso essencial para consultórios médicos, pelo meio do qual você poderá acessar prontuários com poucos cliques, além de registrar documentos e resultados de exames, por exemplo. Também dá para lembretes de consultas para os pacientes de uma forma simples, gerenciando sua agenda e descomplicando a administração do seu negócio.
Verifique se tudo deu certo
Por fim, pouco adiantará fazer a digitalização da documentação da sua clínica se você não puder verificar se tudo deu certo, não é verdade? Por isso, para ter mais segurança, você deve consultar o sistema algumas vezes como teste, para se assegurar de que todo o processo teve sucesso e os materiais estão prontos para serem visualizados.
Vale a pena lembrar que isso só poderá ser feito pelos usuários cadastrados, pois existem informações e dados confidenciais. Sendo assim, pode ser interessante capacitar a sua equipe, investindo no treinamento de funcionários. Como se não bastasse, esse tipo de tecnologia disponibiliza os arquivos na nuvem, o que permite o acesso de qualquer local.
E agora, a sua pergunta de “como fazer a digitalização dos documentos da minha clínica” foi respondida? Não se esqueça de escolher uma solução tecnológica que seja indicada para o seu perfil, voltada para a área de saúde, pois essa decisão faz toda a diferença para os processos!
Gostou de aprender como fazer a digitalização dos documentos da sua clínica? Então, confira nosso outro post sobre gestão de documentos!
