Manter a agenda de pacientes de uma clínica ou consultório sempre organizada pode não ser tarefa fácil.
Clientes que cancelam de última hora, consultas que atrasam; a soma de ambos pode transformar o seu dia e fazer com que ele acabe se tornando uma grande confusão.
Nesse contexto, o gerenciamento correto é importante para conseguir oferecer serviços de qualidade, sem inconvenientes para a empresa ou para os clientes.
Por isso separamos algumas dicas que vão te ajudar a manter a ordem na agenda de pacientes.
Como gerenciar a agenda para ter menos complicações?
O tempo é uma das moedas mais valiosas nesse segmento profissional e o gerenciamento da agenda de pacientes de uma clínica ou consultório passa necessariamente pela gestão dele.
Os clientes querem ser atendidos sem burocracia e quando o gerenciamento da agenda não é realizado da forma correta os ânimos se alteram, a sala de espera fica repleta de pessoas e as reclamações aparecem.
O problema é que ter uma fila de clientes pode gerar mais transtornos que apenas reclamações.
Para gerenciar a agenda de pacientes e ter menos complicações o segredo está em ter um horário real de atendimento, confirmar as consultas e agendar tudo de forma unificada.
Vamos falar um pouco sobre cada uma dessas estratégias a seguir e dar algumas dicas para que você possa se prevenir contra possíveis problemas futuros:
Tenha um horário real de atendimento
O gerenciamento da agenda deve incluir a estimativa do tempo de cada consulta.
De acordo com a especialidade o tempo varia, motivo pelo qual essa análise deve ser específica para cada profissional e acordado com o andamento conferido aos atendimentos pelo médico.
Além disso, sabe-se que o tempo pode variar, para mais ou para menos, de acordo com a realidade do paciente.
Por esse motivo é importante incluir um intervalo de pelo menos 15 minutos extras entre as consultas.
Esse é o tempo para os atrasos, imprevistos e também para que o profissional possa se organizar entre uma consulta e outra.
Na hora de agendar a consulta com o paciente, é fundamental mencionar a hora certa em que o atendimento será realizado. Nada de suposições.
Cada cliente deve saber exatamente quando será recebido, e ser de fato atendido no horário previsto.
Confirme as consultas (e tenha um sistema para automatizar esse processo)
Nem todos os clientes que agendam uma consulta comparecem no dia marcado.
Os motivos para a falta são vários: cancelamento por questão financeira, falta de tempo, imprevistos e outros mais.
Cabe aos gestores e funcionários da clínica entrar em contato com paciente com antecedência, pedindo a confirmação da consulta.
Esse contato pode ser feito por telefone, e-mail e até mesmo aplicativos como WhatsApp.
Para facilitar o processo de confirmação, existem sistemas automatizados no mercado. Eles realizam a confirmação do horário marcado através do envio de SMS. Vale a pena investir na automatização para confirmação de consultas.
Tenha uma agenda que organize seus dias de atendimento com facilidade
Se a clínica ou consultório comporta mais de um funcionário, é interessante manter uma agenda unificada, que mostre todas as consultas a serem realizadas em cada dia da semana.
Portanto a secretária e o médico devem ter acesso a agenda.
Essa mesma agenda pode ser utilizada para determinar quais dias estão disponíveis para atendimento, e quando o médico tem folga.
O ano é repleto de feriados, finais de semanas e outras ocasiões em que o estabelecimento fica de portas fechadas.
E justamente para esses períodos nenhuma consulta pode ser agendada.
Para não ter confusão, nada melhor que ter uma agenda automática, que indique os dias de atendimento e os feriados, evitando possíveis erros.
Esteja atento às informações que sua agenda de pacientes te fornece
Muito mais do que apenas organizar seus horários, sua agenda é uma importante fonte de dados sobre o seu negócio e seus pacientes.
Nomes, contatos, tempo médio das consultas, quantas delas são realizadas por convênios e quantas são particulares (e por consequência, quanto do seu faturamento depende de cada uma delas), entre tantas outras informações importantes.
Justamente por isso, mantenha sua agenda sempre bem organizada e atualizada.
Com a sua agenda, fique sempre a um passo à frente
Nenhum paciente gosta de atrasos e clínicas lotadas.
Apesar disso, é impossível evitar que em alguns dias o consultório esteja cheio.
Por isso o bom gerenciamento da sua agenda é fundamental.
Programe-se com antecedência e evite surpresas no dia seguinte conferindo sua agenda de pacientes no final do dia anterior.
Desse modo você tem um panorama geral de como será o seu próximo dia.
